A Lexmark egy ezer európai irodai alkalmazottra kiterjedő tesztben vizsgálta a céges adatok szivárgásának legfontosabb forrásait, és meglepetésre – az e-mail vírusokat, kémprogramokat és hackertámadásokat messze lekörözve – a hagyományos papír bizonyult a legfenyegetőbb biztonsági résnek.
A legnagyobb kockázatot egyértelműen a központi nyomtató tálcája rejti, de ugyanilyen kritikus pont a fénymásológép belseje is; a felmérés szerint a dolgozók közel fele, 49 százalékuk hajlamos ezeken a helyeken bizalmas vállalati vagy munkatársi információkat tartalmazó iratokat felejteni. És arról, hogy ez valóban problémát jelentsen, a dolgozók másik 10 százaléka gondoskodik, akik bevallásuk szerint mindig átolvassák, ha a nyomtatóban vagy a fénymásolóban valaki által ottfelejtett iratot találnak.
Az irodai dolgozók negyedére bízvást lehet számítani, ha az íróasztalokon vadászunk érzékeny céges papírokra. Sőt, a munkatársak 7 százaléka még a számára nem fontos, de ettől függetlenül kockázatos vagy bizalmas információkat tartalamzó nyomtatványokat is inkább egy irathalom alá rejti az asztalán, ahelyett, hogy megsemmisítené. Ne írjuk ezt az érdektelenség számlájára – sokan akkor is ugyanígy járnak el, ha nem a cég, hanem a saját személyes dolgairól van szó. A megkérdezettek 41 százaléka felejtette már például saját kinyomtatott önéletrajzát a munkahelyi nyomtató tálcájában.
"Mint felmérésünk megmutatta, a cégek Európa-szerte elhanyagolják a dokumentumbiztonságot, dacára annak hogy ez mekkora üzleti kockázatot rejt" – mondta Eamon Ryan, a Lexmark EMEA-régió ügyvezetője. "A Lexmark azon dolgozik hogy ráirányítsa a figyelmet e kérdésre, és célzott megoldásokat dolgozott ki, amely segít a cégeknek megvédeni kockázatos és bizalmas dokumentumaikat."
E megoldások egyike a Lexmark munkacsoportos nyomtatók új Confidential Print funkciója, amely csak a személyes azonosító (PIN) beírása után nyomtatja ki a felhasználók számára dokumentumaikat. Persze az így már papíralapúvá váló információra ezután ugyanolyan gondosan kell figyelnünk, hogy elkerüljük a fenti kockázatokat. Annál is inkább, mivel a felmérés szerint az európai irodai dolgozók harmada a kinyomtatott dokumentumokat hatásosabbnak és fontosabbnak tartja, mint az e-mail vagy telefonkommunikációt.
