Az e-mailek és az értekezletek állnak leginkább a hatékony belső működés útjában a hazai közép- és nagyvállalatoknál, s habár nyitottak az új, vállalati működést támogató szoftverek bevezetésére, sokszor nem a megfelelő megoldást választják – derült ki a DMSONE Zrt. és az eNET által a 2 milliárd forint fölötti árbevétellel rendelkező, legalább 20 fős irodai állománnyal bíró vállalatok körében végzett friss kutatásból. A csoportmunka-támogatás hiányában az irodai dolgozók például havonta közel 3 munkanapot töltenek vállalati meetingeken, és egy tipikus, 5 fős döntéshozatal jellemzően 65 e-mailt generál.
Nem találnak jó megoldást
A felmérés szerint 50 fő felett válik egyre bonyolultabbá a vállalati működés: az 50-500 fős szervezeteknél a 3 szintű, a fölött pedig már a 4 szintű vezetői struktúra a jellemző, ami egyre nehézkesebbé teszi a feladatdelegálást, illetve a kiadott feladatok nyomon követését.
A kutatás készítői úgy látják, hogy 50 fő felett már az adminisztrációs teher is jelentősen megugrik, a vállalatok ötödénél már 50-100 tárolandó dokumentum keletkezik naponta. Nem véletlen, hogy ekkora alkalmazotti létszám felett már legalább 3 vállalati szoftver támogatja a belső munkát. A legjellemzőbb a vállalatirányítási rendszerek alkalmazása (ERP), a 100 fő feletti cégek körében minden második használ ilyet belső működésének támogatására. „A mélyinterjúk során az is kiderült, hogy az ERP rendszerek képességeit túlértékelik a vezetők, sokan úgy gondolják, hogy egy ilyen rendszer bevezetésével a dokumentumkezelés és a csoportmunka-támogatás is megoldott. Pedig ezt jellemzően nem vagy csak korlátozott funkcionalitással bíró kiegészítők formájában tartalmazza” – kommentálta a felmérést Varga László, a DMSONE Zrt. operatív igazgatója.
A hazai vállalatok egyébként innovatívnak tartják magukat (1-10-ig terjedő skálán 7,6-os átlagérték), ha a szervezeti működést támogató szoftvermegoldások bevezetéséről van szó. Ez utóbbi kapcsán a döntéshozók kétharmada fő elvárásként a szervezeti működés javulását várja, a konkrét pénzügyi megtérülést mindössze a cégek 12,5 százaléka jelölte meg elsődleges célként.
Frusztráló e-mailek – javuló e-számla befogadás
Minél nagyobb a szervezet, annál inkább frusztrálóak a meetingek és az e-mailben történő kommunikáció – állapítja meg a felmérés. A kutatás szerint havonta közel 24 órát, vagyis 3 munkanapot töltenek a dolgozók személyes egyeztetéseken, három kollégából kettő pedig úgy gondolja, hogy ezek egyáltalán nem produktívak. „Kutatásunk alapján lemodelleztünk egy, a vállalatoknál tipikusnak mondható e-mail alapú döntési folyamatot, az eredmények megdöbbentőek. Egy 5 fő bevonásával zajló e-mailes egyeztetés végül 65 üzenetet generált a döntés meghozataláig. Ez egyrészt nem hatékony, ráadásul a növekedési célokat sem támogatja” – mondta Varga László.
A mélyinterjúk során az is kiderült, hogy a vállalatok látják, hogy a meetingek és az e-mailek csökkenthetik a hatékonyságot, de jobb eszközöket nem igazán ismernek a belső kommunikáció és a csoportmunka támogatására. Ezek után nem meglepő, hogy a projektmenedzsment, illetve kollaborációs szoftverek alkalmazása a vizsgált vállalatok körében rendkívül alacsonynak mondható.
Nyitottak viszont a hazai vállalatok az e-számlára: a kutatásból kiderült, hogy a vizsgált cégeknek már a háromnegyede fogad be rendszeresen e-számlát. Az iparágak között kiemelkedik a kereskedelem, vélhetően a nagy volumenű számlaforgalom okán. Jó hír, hogy 2 év múlva a befogadási arány 90 százalékos lesz a megkérdezettek körében, ami így a kisebb cégeket is az olcsóbb és környezettudatosabb megoldás irányába terelheti.
A kutatás háttere
A DMSONE Zrt. megbízásából az eNET közreműködésével készített 2 részes kutatás keretében a 2 milliárd forint árbevétel feletti, legalább 20 irodai alkalmazottal rendelkező vállalatok belső működését és az informatikai megoldások használatát vizsgálták. Az első kutatás 350 vezető beosztású menedzser telefonos megkeresésével történt, ezt követte egy mélyinterjús felmérés, melynek során 35 IT, gazdasági és operatív vezetőt kérdeztek a vállalati működést befolyásoló tényezőkről, illetve ehhez kapcsolódóan a működést támogató informatikai megoldásokról.
