Tegnap Baja Ferenc infokommunikációért felelős kormánybiztos, a Miniszterelnöki Hivatal államtitkára, Ikvai-Szabó Imre főpolgármester-helyettes, Gecsényi Lajos, a Magyar Országos Levéltár főigazgatója és Á. Varga László, Budapest Főváros Levéltárának főigazgatója közös sajtótájékoztatón jelentette be az „Elektronikus levéltár” projekt indulását.
A sajtótájékoztatón a projekt indoklásaként a résztvevők elmondták, hogy a levéltárak törvényi kötelezettsége, hogy a maradandó értékű köziratokat átvegyék és azokat elvileg korlátlan ideig biztonságosan, használható állapotban megőrizzék. A Magyar Országos Levéltár őrzi például az ország történetének elmúlt ezer éve alatt készített alapvető okleveleket, kormányzati iratokat, Budapest Főváros Levéltára pedig Pest, Buda, Óbuda, 1873-tól a főváros közigazgatásánál és intézményeinél keletkezett maradandó értékű iratokat. Napjainkban azonban a köz- és államigazgatási iratok kilencven százaléka elektronikusan keletkezik: többnyire számítógépen, szövegszerkesztővel, táblázat- vagy adatbázis kezelővel készülnek. Szemben az elmúlt évszázadok során keletkezett papíralapú iratokkal, az elektronikus információ rendkívül instabil, illékony jelenség. Ennek legfőbb oka az iratok készítésekor használt technikai eszközök (hardver és szoftver) gyors elavulási üteme. Aktív beavatkozás nélkül fennáll a veszélye, hogy az elektronikus iratok néhány év alatt olvashatatlanná válnak. A veszély valós voltát jelzi például, hogy mágnesszalagon már a nyolcvanas évek végén kerültek elektronikus iratok az Országos Levéltárba, ma azonban szinte lehetetlen az elolvasásuk, mert a két évtizeddel ezelőtti technika már eltűnt. Mindezekre a problémákra kínál megoldást a most megvalósításra kerülő elektronikus levéltár. Az új rendszer azonban az iratok puszta megőrzésénél jóval többre vállalkozik.
A projekt célja, hogy a levéltárak e-levéltári szolgáltatásaikkal a közigazgatás hatékony partnerévé lépjenek elő, a levéltári szolgáltatások széles körben elérhetővé tételével növeljék az esélyegyenlőséget, hozzájáruljanak a tudásalapú társadalom hatékony kiépítéséhez. Az elektronikus levéltári szolgáltatások biztosítása által a levéltárak elősegítik, hogy az állami és önkormányzati szervek ugyanazt a szolgáltatást kevesebb erőforrással, vagyis költséghatékonyabban láthassák el. Nem kevésbé fontos cél, hogy a köziratképző szervek – ideértve a törvényhozás, államigazgatás, igazságszolgáltatás szerveit, valamint az önkormányzatokat – maradandó értékű elektronikus iratainak kezelésére kialakítsák az elektronikus iratok hosszú távú megőrzését biztosító feltételrendszert. A fejlesztés eredményeként az érintett levéltári anyag a jogszabályi keretek között hozzáférhetővé válik az érdeklődő külső szervezetek, illetve magánszemélyek számára is.
A köziratképző szervek a projekt eredményeként lehetőséget kapnak arra, hogy interneten keresztül csatlakozhatnak az elektronikus levéltári rendszerhez, és amennyiben rendelkeznek Hivatali Kapuval, úgy automatikus rendszerkapcsolatot építhetnek ki, és szabványos, tanúsított elektronikus iratkezelő rendszereik segítségével kezdeményezhetik a levéltári iratátadást. Sőt, a készülő megoldás egyik legnagyobb előnye, hogy az e-levéltári rendszer keretein belül működő központi irattári szolgáltatás révén a köziratképzők akár a törvény által előírt 15 éves határidő lejárta előtt is elhelyezhetik itt irataikat, elkerülve ezáltal a hosszú távú megőrzés technológiai, pénzügyi és más kockázatait.
A projektben létrejött virtuális elektronikus levéltári és technikai szolgáltatások a jövőben elérhetővé válnak a később (a projekten kívül) csatlakozni kívánó levéltárak számára is.
A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Regionális Fejlesztési Alap társfinanszírozásával valósul meg, a támogatás összege: 2 912 894 000 Ft.
A Magyar Országos Levéltár, Budapest Főváros Levéltára és a Kopint-Datorg Infokommunikációs ZRt. alkotta konzorcium által az Elektronikus Közigazgatás Operatív Programhoz benyújtott „Elektronikus levéltár” kiemelt projektjavaslatot 2009. február 24-én minősítette támogatásra érdemesnek a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség. A projekt lezárása: 2011. 09. 30.
