A Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium (KIM) ma jelentette be, hogy június végén lezárul az „Egységes központi elektronikus irat- és dokumentumkezelés megvalósítása” című projekt, amelynek keretében egy korszerű, gazdaságos, a vonatkozó jogszabályi feltételeknek megfelelő, egységes, központi elektronikus irat- és dokumentumkezelési rendszert vezettek be nyolc minisztériumban, a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatalában, valamint a Bethlen Gábor Alapkezelő Zrt.-nél. A projektet a KIM irányításával a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala és a NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. alkotta konzorcium valósította meg.
A közlemény kitér arra, hogy a kormányprogram egyik kiemelkedő célja a közigazgatás megújítása, azon belül olyan korszerű informatikai rendszerek kiépítése, melyekkel csökkenthető a papíralapú dokumentumkezelés (e-kormányzás, állami adatbázisok összeköttetése, adminisztrációs feladatok automatizálása).
A most szóban forgó projekt egy olyan rendszer bevezetését tűzte ki célul, amely egységesíti a tagolt irat- és dokumentumkezelést a minisztériumokon belül és azok között, továbbá növeli az irat- és dokumentumkezelés hatékonyságát, és gyorsabb ügyintézést tesz lehetővé.
Új eszközök, új rendszer a papír ellen
A megvalósítók szerint az új rendszer elősegíti a minisztériumokon belül a digitális aláírás, valamint a digitálisan aláírt, eredeti formátumot (nem digitalizált) alkalmazó munkafolyamatok terjedését, kiterjeszti az irat- és dokumentumkezelés használatát az ügyintézői körre is, és elősegíti az érintett szervezeteknél a teljesen elektronikus, digitalizált kép alapú ügyintézés kialakulását. A rendszer használatával az egyes szervezeteknél elektronikusan egyszer már rögzített (iktatott, elektronikusan aláírt és/vagy digitalizált) iratok másik szervezethez történő átadásával és a releváns adatok újrarögzítése nélküli ügyintézésével megvalósul a minisztériumok között az informatikai rendszerek együttműködése.
A projekt megvalósításával a KIM szerint elérik, hogy az egységes központi elektronikus irat- és dokumentumkezelési rendszer hozzájárul a közigazgatás belső erőforrásai felhasználásának és a költségek csökkentéséhez (irattárolási kapacitás, kézbesítési költségek és a postázási időigény csökkentése, papír-megtakarítás, üzemeltetési költségek mérséklése, az informatikai rendszerek minisztériumok közötti hatékonyabb együttműködése).
A projekt az Európai Regionális Fejlesztési Alap társfinanszírozásával 941 451 625 forint támogatásból valósult meg 2011. szeptember 1-jétől 2013. június 30-ig.
