Három hónap alatt felépítette Ausztrália legnagyobb elektronikus beszerzési rendszerét az új-délwalesi tartomány kormányzata, ám a projekt kezdetekor még nem gondolták, hogy ez lesz az újdonság meghonosításának könnyebbik része. A rendszer elkészülte után évekbe tellett, mire a szolgáltatás két felhasználócsoportját: az közigazgatási szervezeteket, illetve a nekik szállító vállalkozásokat rá tudták bírni arra, hogy használják az e-beszerzési hálózatot. A 25 millió ausztrál dollárért kiépített szolgáltatás a német Intershop szoftverére épül, amelynek telepítését, valamint a rendszerintegrációt ennek brit leányvállalata a LogicaCMG végezte el, illetve végzi. A hálózatot úgy tervezték, hogy képes legyen lebonyolítani évi 11 millió tranzakciót, amelyek összértéke 4 milliárd ausztrál dollár – derül ki a Financial Times cikkéből.
Az újdonság elfogadtatásának nehézsége részben abból fakadt, hogy az önkormányzati beszállítók igencsak színes palettát jelenítenek meg: éppúgy van köztük az informatika korát megelőző módszerekkel dolgozó kisvállalkozás, mint közepesen felkészült, illetve erősen "elektronizált" nagyvállalat. Emellett gondot okoz az is, hogy az e-beszállításra való áttérés nem egyszerűen egy újabb informatikai fejlesztést jelent, hanem feltételezi a vállalati folyamatok átszervezését, alkalmazkodását is. "Az ilyen rendszerekbe lépő embereknek egyszerűen meg kell változniuk" – hangsúlyozza David Lewis, a projektért felelős kormánymegbízott. "Már az olyan elemi követelmények teljesítése is problémát okoz időnként, mint hogy gyorsabban kell dönteni, árajánlatot adni, szállítani, vagy hogy a vásárlás ellenértékét elektronikus úton kell lehívni a közintézmény büdzséjét kezelő banktól" – teszi hozzá.
A hálózat mintegy kitermeli működtetésének költségét, minthogy a kormányzat az ügyletek komplexitásától függően 0,5, illetve 2,5 százalékos tranzakciós díjat szed a forgalom után. A 2002. novemberi indulás után rövid időn belül 32 szövetségi állam 2000 vásárlója adott fel rendelést online módon, a rendszerre bejelentkezett 135 beszállítóból 95-tel kötve üzletet négymillió dollár összértékben. A felhasználás azonban gyorsuló ütemben bővül, párhuzamosan azzal, ahogy a csökkenő tranzakciós költségekben és beszerzési árakban megmutatkoznak előnyei. Az állam végül is összességében arra számít, hogy a hálózat teljes kapacitásának lekötése nyomán 130 millió ausztrál dollár spórolhatnak meg vele.
Ahhoz, hogy a megtakarítást valóban el is érjék, olyan technológiát kellett vásárolniuk, amely könnyen kezelhető, nem igényel erős informatikai támogatást. Ezt a követelményt az e-beszerzési rendszer telepítésének gondos előkészítésével érték el. Egyrészt évekig tartó előtanulmányokat végeztek, mielőtt eldöntötték, mit is akarnak létrehozni. Először csak a kormányzati szervek rendelési listáit, illetve egyes szállítók termékkatalógusait vitték fel egy elektronikus nyilvántartásba és egy éven át kísérleteztek egy egyszerűbb e-kereskedelmi megoldással. Ezt követően kiírták a beszerzési pályázatot, amelyben kikötötték, hogy a jelentkezők ne értékesítési munkatársaikat küldjék el ajánlatuk bemutatására, hanem azokat a kollégákat, akik telepítenék a technológiát, ha a vevő amellett dönt. A tender három finalistája kipróbálható mintarendszert bocsátott az kormányzati tisztviselők rendelkezésére, akik vezetésével hetekig tesztelték azok tudását. Ily módon Lewis elmondása szerint mind a megvásárlásra kínált termékekkel, mint az azokhoz értő szakemberekkel közeli viszonyt alakíthattak ki, ami elősegítette, hogy az igényeiknek leginkább megfelelő megoldást válasszák.
(*) A kormányzat elszántan törekszik, arra, hogy rábírja a feleket az e-beszerzési rendszer használatára – egyebek mellett oktatást szerveztek e témában a kis- és középvállalatok vezetőinek –, ami érthető is annak tükrében, hogy évi 170 milliárd ausztrál dollár értékű állami kiadás kezeléséről van szó.
Szerző: Komócsin Sándor (Napi Gazdaság)
