Sikeres projektről számoltak be a fejlesztők egy tegnapi sajtótájékoztatón, ahol az eddigi legnagyobb hazai elektronikus közüzemi számlázási rendszer egyik fontos eleméről, a számlák másodpéldányainak hosszú távú archiválásáról kaptak részletes tájékoztatást a sajtó képviselői. Az elektronikus tárolás révén a raktározási feladatok, valamint a papír és nyomtatási költségek megszűntek, így a törvény által előírt megőrzési feltételekkel, az őrzött mennyiségtől függően akár több tíz millió forintos megtakarítás is elérhetővé vált – állítja a most bemutatott, már üzemszerűen működő megoldásukról a piacvezető hitelesítésszolgáltató és PKI rendszerintegrátor NetLock Kft.
Az archiválás már tökéletes, de az első példány még papír
A számla elektronikus aláírására jelenleg három munkatárs jogosult, a procedúra a számlázási szolgáltatást nyújtó cég telephelyén történik, ahol egy aláírást generáló gép (kriptoszerver) került elhelyezésre. Az időbélyegzést a NetLock biztosítja bérelt vonalon keresztül, de akár egy internetes kapcsolaton keresztül is elérhető ez a szolgáltatás, ha a körülmények nem kívánnak kritikus biztonsági szintet. A jól dokumentált, zárt rendszerhez megfelelő biztonsági körülményeket (belépési jogosultságok szabályozása, zárt helyiségek, védett szerverek) alakítottak ki, a szoftverhátteret az ERTI és a NetLock együttműködő rendszerei adják.
A közüzemi szolgáltatók számára szolgáltatási számlák készítését, folyószámla-kezelést és díjbeszedést végző Ügyvitel Szolgáltató Kft., amely úttörő szerepet vállalt a technológia befogadásával, közel 100 ezer darab közüzemi számlát bocsát ki havonta ügyfelei részére, többek között Dunaújvárosban, Szegeden, Szekszárdon és Szolnokon. A törvényi szabályozás szerint a kibocsátott számlákat, illetve azok másodpéldányait a szervezeteknek legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján, visszakereshető módon megőrizni – ezeket a feltételeket a NetLock rendszere maradéktalanul biztosítja.
A rendszer az egy hónapos tesztidőszak után több mint két éve kiválóan működik, a beruházási költségek már meg is térültek. Mostanáig a számlák elektronikusan tárolt másodpéldányainak száma már meghaladta az 1 700 000-et. A másodpéldányok tárolásának elektronizálásával az Ügyvitel Szolgáltató Kft. papír-, nyomtatási és tárolási költségei jelentősen csökkentek, így a vállalat megtakarítása a számlák számának növekedésével napról napra nő, kalkulációjuk szerint számlánként 70 forintos költségmegtakarítást tudnak elérni.
Európai kitekintés, hazai lehetőségek
A megvalósult projekt kapcsán érdemes kitekinteni más országokra is, hogy milyen módszerekkel találkozhatunk az e-számlázás területén. Az elektronikus számlázás tágabb értelemben azóta működik, amióta elektronikusan tudnak egymással a felek kommunikálni. Az FMCG (Fast Moving Consumer Goods) cégek, akik élenjárók az EDI (Electronic Data Interchange) használatában, ma is küldözgetnek ilyen módon számlákat – mondta el kérdésünkra a téma kutatója, Szabó Áron, a BME Informatikai Központ munkatársa. Példaként említette, hogy a finneknél, az "INVOIC" üzenet (EDIFACT) struktúráját vették alapul az XML-es formátumhoz, és az alkalmazott megoldásoknál még a kriptográfiát sem használják, tehát nem kérnek a számlához digitális aláírást sem. Érdekesség, hogy a svédeknél vannak olyan e-bankok, akik a szállítótól eljuttatják a vevőnek az e-számlákat, majd a címzettnél egy kattintással érvényesítik, és mindenféle adatbeírás, különösebb macera nélkül a pénzmozgás (számla kiegyenlítése) is azonnal megtörténik.
Jó példa lehet Észtország, amely a fejlett elektronikus kormányzati, közigazgatási háttérrel kitűnő táptalaja az elektronikus megoldásoknak. Az észteknél havonta 4,2 millió számla keletkezik, nagyjából tehát 4,3 számla jut egy háztartásra. 2005-ben a 35 legnagyobb B2C számlázó (távközlési cégek, biztosítók, bankok, közterület-fenntartók, közüzemi szolgáltatók) állt át elektronikus folyamatra. Itt már gyakran kriptográfiát is használnak, bár az esetek többségében egyszerű, aláírás nélküli PDF állományok kerülnek elküldésre. Jelenleg a B2C számlák 7-11 százaléka elektronikus formában jön létre és kerül továbbításra.
Elektronikus számlázásban Dánia a nagy első, számára egy igazi sikertörténet a bevezetési folyamat – állítja Szabó. Az "i2010 eGovernment Action Plan" dokumentum is kiemeli, hogy az adófizetőknél 150 millió euró, a vállalatoknak 50 millió euró az éves megtakarítás a technológiának köszönhetően.
A NetLock Kft. sikeres projektje alapján és a nemzetközi példákból is látható, hogy komoly jövője van az elektronikus számlázásnak, mindenképpen megéri az odafigyelést. A megtakarítási lehetőségek miatt sokan már a szabályozások életbe lépte előtt, a kriptográfiát mellőzve is próbáltak megoldást nyújtani az elektronizálásra, bár tegyük hozzá: egy tanúsítvány ára ma már olyan szintű, ami nem jelenthet számottevő akadályt az elektronikus aláírást is használó számlázás befogadásánál.
