Egy hányatott sorsú nagy állami projekt végre sínre kerülni látszik, legalábbis erről számoltak be az érintettek november 6-ai, Az elektronikus levéltár megvalósítása Magyarországon címmel megtartott sajtótájékoztatójukon.

A teljes mértékben európai uniós támogatásból megvalósuló, összességében 2,9 milliárdos fejlesztési projektet egy még 2007-ben kiadott kormányhatározat jóváhagyása alapján kezdték meg, hivatalosan 2009. február elsején. Ám a tényleges indulás jelentős mértékben csúszott, mutatja ezt az is, hogy a megvalósításért felelős konzorcium tagjai közül kettőnek is megváltozott azóta mind a neve, mind a szervezeti felépítése: Budapest Főváros Levéltára (BFL) mellett a csoport tagja a Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. (NISZ), mely a Kopint-Datorg Zrt., illetve a Magyar Nemzeti Levéltár (MNL), mely a Magyar Országos Levéltár jogutódja.

Nehéz feladat

Hogy milyen nehézségeket is kellett leküzdeni, arról a levéltárosok részéről Kenyeres István, a BFL főigazgató-helyettese, illetve Tóth Péter, a munka irányítására tavaly szeptemberben a NISZ részéről kinevezett projektigazgató ejtett néhány szót.

Kenyeres István beszélt arról, hogy bár elektronikus dokumentumok már közel négy évtizede keletkeznek a világban, az elektronikus iratok valóban tömeges szaporodása folytán igazából csak az ezredfordulón kezdődtek meg azok a zömében állami kezdeményezésű és támogatású projektek, melyek az e-levéltárak megvalósításához szükséges feltételek megteremtését célozták. Ezeknek köszönhetően kialakultak a problémamentes működéshez szükséges iratfeldolgozási és -archiválási szabványok, valamint létrejöttek azok a szakmai közösségek, amelyek folyamatosan megosztják egymással az igen komplex és állandóan változó feltételek között zajló e-levéltári folyamatokkal kapcsolatos tapasztalataikat.

Az e-levéltárral kapcsolatos legnagyobb kihívás az, hogy országonként, régiónként, intézményenként mások a rendszerszintű elvárások, más alapokra kell építeni az új rendszert. Emiatt működési szempontból az egyedi szoftverfejlesztés lenne az optimális – a korai időszakban több levéltár meg is próbálkozott ezzel –, ám ez roppant drága, ugyanakkor bizonyos mértékig a nemzetközi kooperációt is nehezítené. Épp ezért a fejlesztésben már előbbre járó országok példájára nálunk is a piacon elérhető dobozos termékek közül választottak. Ez azonban önmagában nem elegendő, hiszen ezeket a szoftvereket implementálni kell, a helyi igényekre kell szabni.

Csak egy maradt

A tájékoztatást e pontról folytatta Tóth Péter, aki elmondta, hogy épp a feladat komplexitása okozta a projekt megvalósításának késlekedését, ugyanis sem az első, még nyílt eljárásban meghirdetett, sem a 2010-ben újra kiírt pályázat nem járt sikerrel, mivel nem akadt olyan jelentkező, aki minden ponton teljesíteni tudta volna a feltételeket, melyek egy nyolcszáz soros dokumentumban vannak címszószerűen felsorolva.

Az új projektvezető irányításával ezért tavaly ősszel kettébontották a beszerzéseket, és a kockázatmentesen beszerezhető elemeket (levéltári szkennerek, nagy teljesítményű szerverek, a PC-k egy része) leválasztották a generálszállítói eljárásról. A maradék, 1,3 milliárd forintnyi részről szóló egységet is átdolgozták (ennek során sikerült lefaragni nyolc százaléknyi költséget is az eredetileg tervezetthez képest, vagyis 1,2 milliárd a végösszeg), és így történt meg a harmadik kiírás. Erre kilencen jelentkeztek, közülük négy jutott el az ajánlattételi fázisba, és végül csak egyetlen olyan cég maradt, mely megfelelt. Így a konzorcium a múlt év végén szerződést kötött a T-Systems Magyarország Zrt.-vel (az IQSYS Zrt. jogutódjával): „A T-Systems Magyarország mint a magyar informatikai piac vezető rendszerintegrátora a projekt megvalósítása során saját tudásmenedzsment-ismereteit kiegészítette a levéltári szakmában jártas alvállalkozók tudásával (Poliphon, e-Corvina), és egy egységes keretbe foglalva használta fel az infrastruktúra, az alkalmazás és a  funkcionalitás szintjén, illeszkedve a konzorciumi tagok saját rendszereihez.”

De miért is kell e-levéltár?

Jelenleg több európai országban zajlanak e-levéltári projektek, ezekhez a törekvésekhez csatlakozott Magyarország is. Mikó Zsuzsanna, a Magyar Nemzeti Levéltár főigazgatója így indokolta a projekt szükségességét: „Ma, amikor minden irat elektronikusan keletkezik, az adatok bonyolult hálózati struktúrák mentén válnak információvá, így eddigi tudásunk elégtelenné vált. A digitális információ korában, releváns memóriaintézménnyé formáljuk a levéltárakat. Ehhez mindenekelőtt hatékonyabb együttműködést kell kialakítanunk az elektronikus közigazgatásért felelős, kormányzati szervekkel és egyenrangú partnereivé kell válnunk azoknak az iratképzőknek, akik meghatározóan elektronikusan hoznak létre iratot.”

Az információs és kommunikációs technológiák elterjedésével átalakult a levéltárak társadalmi szerepe is. A levéltárak hagyományos szerepükben biztosították a több száz éves iratok hiteles fennmaradását és a hozzájuk kapcsolódó elévülhetetlen jogokat. A XXI. században már garantálják a kormányzat döntéseinek átláthatóságát is, így a levéltárak a demokrácia fontos intézményeivé váltak. Az elektronikus levéltárban mind az iratokat létrehozók, a közfeladatot ellátó szervek tagjai és a kutatók is online hozzáférnek majd az őket érdeklő dokumentumokhoz.

A pontos, naprakész nyilvántartás, a feldolgozás, a közzététel és a tartós megőrzés feladatai így két, a jelen projektben megvalósítandó szoftveres és hardveres környezet megteremtését teszik szükségessé: egy nyilvántartó, illetve egy archiváló rendszerét. A szakemberek a rendelkezésre álló dobozos kínálatból ezért olyanokat választottak, melyeket Nyugat-Európa e téren előbbre álló országaiban már sikerrel használnak. Az egyik a Tessella SDB, az Angol Nemzeti Levéltár támogatásával kifejlesztett archiváló keretrendszer, a másik a svájci fejlesztésű scopeArchiv nyilvántartó rendszer.

A bontás következtében már számtalan eszközt beszereztek, a levéltárosok már dolgoznak az új, nagy tudású szkennereken, és elkészült a szükséges két gépterem is. Az új rendszerek üzembe állítására a T-Systemsnek pár hónapja maradt csak, ugyanis a projekt lezárása 2013. március 31-én történne meg az eredeti tervek szerint, de a tájékoztatón megtudtuk a NISZ idén februárban kinevezett vezérigazgatójától, Szabó Zoltántól, hogy szinte biztos, hogy hosszabbítási kérelmüket el fogják fogadni.